Diego Delgado
La Alianza Contra el Ausentismo impulsada por la Fundación Cotec arroja algunos datos sobre cómo gestionar a los invitados inscritos que no acuden a los eventos
La Fundación Cotec, organización privada sin ánimo impulsora de la innovación como motor de desarrollo, celebró el pasado 17 de junio en Madrid su evento más destacado del año, la Gala de la Innovación. Con una asistencia notable de más de 700 personas, uno de los principales problemas que se podían prever era el ausentismo. Una situación que describe a los invitados que se inscriben en eventos presenciales y que finalmente no acuden. La cual afecta a la imagen del encuentro, impide que personas interesadas puedan asistir, complica la gestión del aforo y tiene un impacto negativo en la sostenibilidad.
Se estima que entre el 20% y el 40% de los eventos presenciales gratuitos reúnen a ausentistas en sus listas de invitados.
Un decálogo para combatir el ausentismo al que más de 50 organizaciones se han unido
En la mencionada Gala de Innovación de Cotec, la tasa de ausentismo se redujo del 46% al 14% en comparación con el año anterior. Una gesta que se justifica con la implementación del decálogo de la Alianza Contra el Ausentismo, lanzada en febrero por Cotec y suscrita por más de 50 organizaciones. DIRCOM, el colectivo de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA) o Scope Producciones son algunas de ellas.
Esta iniciativa se trata de una campaña de sensibilización que busca profesionalizar la organización de eventos y facilitar la asistencia de los invitados. En su decálogo, se incluyen medidas como la simplificación de cancelaciones, la privacidad de los datos, la evitación del overbooking y la promoción de eventos sostenibles.
El ausentismo en los eventos organizados por Cotec
En 2023, la tasa media de ausentismo en los 16 eventos organizados por Cotec fue del 32%. Madrid comprendió la mayoría de estos casos en los 7 encuentros que se realizaron en la capital. A todo esto, la Alianza sostiene una décima enmienda que reúne las penalizaciones a este tipo de comportamientos. La principal es la exclusión temporal o definitivamente de las listas de invitados.
En el caso de La Gala de Innovación, los ausentistas recibieron un correo electrónico explicando los motivos de sus respetivas penalizaciones. En datos, de 991 invitados, 717 acudieron, 138 faltaron con justificación, y 137 fueron ausentistas.
De esta forma, Cotec trata una lacra que cada vez más afecta a los eventos presenciales y que perjudican notablemente la marca de quienes los organizan. Sin embargo, como se ha demostrado las buenas prácticas, la profesionalidad y un buen decálogo son capaces de erradicar el ausentismo.
